Persónuverndarstefna FOCUS Lögmanna vegna viðskiptamanna stofunnar
FOCUS Lögmenn G.Jónsson & Partners ehf.
Suðurlandsbraut 24, 2. hæð
108 Reykjavík
Phone 517-2500
focuslogmenn@focuslogmenn.is
Þann 15. júlí 2018 tóku gildi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (persónuverndarlög). Í samræmi við ákvæði laganna hafa FOCUS Lögmenn sett sér eftirfarandi stefnu um meðferð persónuupplýsinga. Til persónuupplýsinga teljast þær upplýsingar sem auðkenna tiltekinn einstakling eða væri hægt að nota í þeim tilgangi. Starfsfólk FOCUS skal hafa persónuverndarstefnuna að leiðarljósi í hvert skipti sem unnið er með persónuupplýsingar.
FOCUS Lögmenn G.Jónsson & Partners ehf. (FOCUS) kappkosta að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefnan tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum FOCUS við viðskiptamenn sína og byggir sem fyrr greinir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Tilgangurinn með persónuverndarstefnunni er að upplýsa viðskiptamenn FOCUS um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar.
Hvaða persónuupplýsingum safnar FOCUS?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling; einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.
Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.
FOCUS safnar ýmsum tegundum persónuupplýsinga um viðskiptamenn sína og tengiliði þeirra, sé um lögaðila að ræða. Vinnsla persónuupplýsinga getur t.a.m. varðað nöfn, kennitölur, símanúmer, heimilisföng, netföng, reikningsupplýsingar, ljósmyndir o.fl.
Hvaðan koma upplýsingarnar?
Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá viðskiptamönnum. Dæmi um slíka upplýsingasöfnun eru:
- þegar viðskiptamenn láta FOCUS upplýsingar í té í tengslum við veitta þjónustu;
- þegar viðskiptamenn hafa samband við FOCUS.
Í sumum tilvikum koma persónuupplýsingarnar frá þriðju aðilum, s.s. þjóðskrá, fjárhagsupplýsingastofum, dómstólum og öðrum opinberum aðilum.
Í hvaða tilgangi vinnur FOCUS með persónuupplýsingar?
FOCUS notar persónuupplýsingar til að veita þjónustu til viðskiptamanna, meðal annars:
- til þess að auðkenna og hafa samband við viðskiptamenn.
- til þess að taka á móti greiðslum og miðla greiðslum til viðskiptamanna.
- Vinnsla þessi er nauðsynlegur þáttur í að efna samning um þjónustu milli FOCUS og viðskiptamanna. Samkvæmt siðareglum lögmanna, sem FOCUS fylgir í hvívetna, og samkvæmt landslögum ber FOCUS skylda til að auðkenna skjólstæðinga sína;
- til þess að fyrirbyggja hagsmunaárekstra, en lögmönnum FOCUS ber lagaskylda til þess að rækja störf sín af alúð í hvívetna og neyta allra lögmætra úrræða til að gæta lögvarinna hagsmuna skjólstæðinga sinna;
- til þess að inna af hendi þjónustu við viðskiptamenn, þ.m.t. málflutning fyrir dómstólum.
- til að viðhalda skrá yfir mál viðskiptamanna þar sem fram koma upplýsingar um viðskiptamenn og tengiliði þeirra, en vinnsla þessi byggir á lögmætum hagsmunum FOCUS til að halda skipulega utan um mál félagsins.
- Þegar einstaklingar hafa samband við FOCUS í gegnum vefsíðu félagsins eða með tölvupósti er litið svo á að þeir samþykki þar með skráningu og notkun FOCUS á persónuupplýsingunum sem fram koma í viðkomandi samskiptum.
Hvernig varðveitir FOCUS persónuupplýsingar?
FOCUS varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Þess er meðal annars gætt með aðgangsstýringum að aðeins þeir starfsmenn FOCUS sem á þurfa að halda hafi aðgang að málum viðskiptamanna. FOCUS varðveitir persónuupplýsingar um viðskiptamenn aldrei utan EES-svæðisins.
FOCUS varðveitir persónuupplýsingar um viðskiptamenn eins og lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn með söfnun þeirra. Gögn viðskiptamanna eru flokkuð eftir málum sem FOCUS er falið að reka fyrir hönd viðskiptamanna sinna, hvort sem er fyrir dómstólum eða utan þeirra. FOCUS varðveitir gögn sem málunum tengjast, þ.m.t. persónuupplýsingar, að jafnaði ekki lengur en tíu ár frá því að máli er lokað, að undanskildum gögnum sem FOCUS er skylt að varðveita lengur samkvæmt lögum eða ef málefnaleg ástæða er fyrir áframhaldandi varðveislu þeirra.
Viðtakendur persónuupplýsinga
FOCUS miðlar ekki persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þriðju aðila nema með ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi eða ef um er að ræða lagaskyldu. Þrátt fyrir framangreint kann FOCUS að miðla persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þjónustuaðila sinna, t.d. þeim sem reka hugbúnaðarkerfin sem notuð eru hjá FOCUS. Þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði.
FOCUS miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema hafa til þess heimild á grundvelli gildandi persónuverndarlaga og -reglna.
FOCUS kann að afhenda löggæsluyfirvöldum og öðrum bærum þriðju aðilum persónuupplýsingar um viðskiptamenn ef FOCUS ber skylda til þess vegna réttarkrafna eða samkvæmt lögum.
Réttindi skráðra einstaklinga
Viðskiptamenn eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem FOCUS hefur með höndum. Þeir eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið FOCUS í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.
Viðskiptamenn eiga rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem ekki er aflað frá þeim sjálfum.
Viðskiptamenn eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd, ef þeir telja að FOCUS hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.
Persónuverndarstefna þessi var uppfærð 1. september 2023.